Ne Cherchez Plus Vos Documents !
Nous sommes fiers de vous présenter Zeendoc, un outil puissant conçu pour optimiser la gestion de vos documents, améliorer votre productivité et simplifier vos processus administratifs.
Pourquoi Choisir Zeendoc ?
Zeendoc est bien plus qu’un simple logiciel de gestion documentaire. C’est une solution complète qui offre de nombreux avantages :
- Automatisation des tâches administratives : Libérez-vous des tâches répétitives et concentrez-vous sur l’essentiel.
- Accessibilité et sécurité : Accédez à vos documents n’importe où, n’importe quand, avec une sécurité renforcée.
- Gain de temps : Trouvez vos documents en quelques clics grâce à un moteur de recherche performant.
- Optimisation de l’espace de stockage : Réduisez votre dépendance au papier et optimisez vos espaces de stockage.
Nos Services Complémentaires
En plus de commercialiser Zeendoc, nous offrons également des formations complètes pour vous et vos équipes. Nos formations sont conçues pour garantir une prise en main rapide et efficace de la solution, vous permettant ainsi de maximiser rapidement ses bénéfices.
- Formations Initiales : Pour une prise en main rapide de Zeendoc, adaptées à tous les niveaux d’utilisateur.
- Formations Avancées : Pour exploiter toutes les fonctionnalités avancées de Zeendoc et optimiser votre gestion documentaire.
- Support Continu : Nous restons à vos côtés pour répondre à vos questions et vous aider à tirer le meilleur parti de Zeendoc.
Comprendre l'utilité d'un logiciel de GED
*GED : Gestion électronique des documents
Avant toute chose, il convient de comprendre ce qu’est un logiciel de Gestion électronique des documents. Le rôle d’une GED est de doter l’entreprise d’un système électronique permettant de stocker, retrouver et partager de l’information et des documents sans avoir recours au papier.
Dans un contexte où la production de documents augmente de manière exponentielle, la GED devient de plus en plus indispensable pour les entreprises. Les gouvernements européens légifèrent d’ailleurs en ce sens, et encouragent le passage à une gestion électronique des documents.
ZeenDoc Ne perd rien, n'oublie rien !
La numérisation permet de mettre en sécurité le patrimoine des entreprises et de valoriser ses informations. Chaque document entrant est horodaté et converti dans le format PDF/A avec un contrôle d’intégrité lors du dépôt.
Les solutions sont multiples, rapides et adaptées à tous les types de supports et formats. Zeendoc gère également la suppression des pages blanches et le redressement des documents.
ZeenDoc S'adapte à votre méthode de travail !
Séparateur / Tampon / Code Barres / Apposition d’une marque de courleur
Quelle que soit la source du document, e-mails, fichiers électroniques, documents papiers, vos documents sont analysés et classés dans une base d’information unique.
- LAD/RAD
- Analyse et gestion des métadonnées
- Indéxation documents
- Classement automatique
Recherchez selon vos propres critères et partagez l’ensemble de l’information contenue dans les documents de l’entreprise.
- Moteur de recherche performant
- Recherche dans le contenu ou les propriétés
- Recherche full-text
- Affichage sous forme de tableau ou de vignette
ZeenDoc Votre assistant au quotidien
L’archivage de documents en ligne profite également largement à vos clients. En effet, ils sont de plus en plus nombreux à réclamer un passage au format numérique. Et pour cause, une GED a de nombreux bénéfices pour la relation client.
Premièrement, la gestion électroniquement des documents permet un suivi irréprochable du client. Tous ses documents numériques et toutes les informations leur concernant sont réunis en un seul et même endroit. Les collaborateurs n’ont que quelques clics à faire pour accéder à tout l’historique des échanges avec le client. Il peut ainsi bénéficier d’un accompagnement adapté à sa situation.
Deuxièmement, le client a accès à toutes les informations qui le concernent en temps réel. Validation d’un document, traitement d’une facture, obtentions de coupons de réduction, etc. : l’expérience client est améliorée, celui-ci sait à tout moment où il se trouve dans le circuit d’achat.
Troisièmement, l’ensemble des processus est accéléré. Le client trouve donc satisfaction plus rapidement : que ce soit dans l’obtention du bien ou du service qu’il sollicite ou pour obtenir un retour sur une question ou une requête, le temps d’attente globale est considérablement réduit.
Enfin, la gestion électronique des documents est tout simplement adaptée aux nouvelles pratiques des consommateurs. La plupart des gens sont désormais habitués à traiter leurs documents en ligne, le papier a de plus en plus une image désuète et superflue. Les clients réagissent donc très positivement à une solution de GED.
Un document au sein de Zeendoc, c’est une information qui vit.
Vous pouvez le commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement.
- Travail collaboratif
- Gestion des accès et des droits
- Liaison de documents
- Note / Tampons
- Versionning / Historique
- Partage de documents
- Transfert de fichiers lourds
- Worflow documentaire
Votre base documentaire comprend des informations sensibles qui, tout en répondant aux besoins de disponibilité et de mobilité, doivent être totalement sécurisées et confidentielles.
- Connexion sécurisée
- Horodatage
- Cryptage des documents
- Controle d’intégrité
- Hébergement 100% Français (2 data centers géographiquement distants
- Technologies de pointe (redondance, haute disponibilité, énergie verte)
ZeenDoc et les usages administratifs
Les documents numériques sont plus sécurisés
Certaines entreprises sont réticentes à l’idée de numériser leurs documents car elles sont inquiètes quant à la sécurité de leurs informations. En réalité, un logiciel GED protège vos fichiers de manière bien plus optimale qu’un archivage classique. Vous contrôlez les droits accordés pour chaque document, ainsi les données ne sont accessibles que pour les collaborateurs qu’elles concernent. Vous évitez ainsi les fuites d’informations sensibles. Le système de stockage de Zeendoc en lui-même est totalement sécurisé : il bénéficie de la certification
garantissant une qualité de protections informatiques optimale. En outre, vos données sont dupliquées et stockées sur deux serveurs éloignés géographiquement : aucune perte n’est possible. Enfin, le logiciel GED de Zeendoc est en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) : les données sont cryptées et des tests de vulnérabilité sont régulièrement effectués. Vos documents sont ainsi archivés dans un véritable coffre-fort virtuel.
La dématérialisation est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salariés et service RH.
- Contrôle de complétude des dossiers salarié
- Signature des contrats de travail, EAE
- Alertes sur les fins de période d’essai, CDD, Arrêts maladie
- Dématérialisation des bulletins de salaire et documents annexes
- Formulaire et calendrier des congés
Tout le process achat est dématérialisé : demandes d’achat, devis, facture reçues, documentation qualité, PV de livraison… » pour contrôler automatiquement les montants et valider le paiement.
- Collecte automatique des facteurs.
- Rapprochement commande/facture
- Automatisation de la saisie en comptabilité
- Dossier unique par fournisseur ou réf.
- Génération de virement SEPA
La solution d’automatisation de vos processus documentaires liés à la gestion de vos clients.
- Circuit de validation documentaire
- Archivage à valeur probante
- Envoi des factures et suivi du paiement
- Signature électronique des factures et des contrats
- Passerelle vers votre logiciel comptable
La GED améliore la communication interne de l’entreprise
La circulation de l’information en entreprise est un élément essentiel. Les solutions de GED permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux mêmes informations concernant un projet. Ils peuvent remplir un document collaborativement, laisser des commentaires ou suggérer des modifications. Non seulement les malentendus sont évités et la productivité augmentée, mais chaque collaborateur a également une vision claire du travail effectué par ses collègues. C’est la cohésion globale de votre entreprise qui s’en trouve améliorée.
Nous sommes certifiés Qualiopi
Prenez rendez vous avec nous afin d’évaluer vos perspectives d’évolutions et bénéficier d’une démonstration gratuite et personnalisée de notre solution Zeendoc.
Foire aux questions
Bien au contraire ! Zeendoc a été conçue spécialement pour les TPE/PME françaises. En adoptant une interface simple et intuitive, Zeendoc répond parfaitement à vos enjeux documentaires quotidiens.
Ainsi, la gestion de vos factures fournisseurs, vos factures clients, vos documents RH (demande de congés, bulletins de salaire, dossier collaborateurs…), vos documents commerciaux (propositions commerciales, bon de commande…) sont centralisés dans votre armoire numérique intelligente et sécurisée.
Tout comme vous, nous sommes une PME locale à ce titre nous comprenons vos enjeux documentaires quotidiens. Notre approche basée sur la proximité vous permet de beneficier d’un accompagnement personnalisé afin que votre solution Zeendoc ne ressemble à aucune autre. Notre certification Qualiopi permet de témoigner de notre savoir-faire en matière de formation.
Il y a de fortes chances que oui, à ce jour, Zeendoc est compatible avec 99% des logiciels de comptabilité croisés.
Les enjeux sont variés mais Zeendoc vous accompagne dans l’automatisation de vos taches quotidiennes à faible valeur ajoutée (saisie des factures fournisseurs en comptabilité, publipostage de document, archivage des documents automatique…) en passant par une recherche facilitée (gain de temps sur l’accès à vos documents grace à son classement multi-critères) au travers d’une interface simple et ergonomique pensée pour les TPE/PME.
Celui-ci est fonction de vos usages, de votre volumétrie et ne dépend en aucun cas du nombre d’utilisateurs. Cette tarification adaptée permet de bénéficier d’une solution nécessitant un investissement réduit et proportionnel à votre taille de structure ainsi qu’à l’utilisation que vous en faites.